Ci sono diverse teorie sulla gestione del tempo e tanto è stato scritto ma quello di cui ti voglio parlare qui, al di là delle teorie, è quali sono i tre elementi essenziali da tenere presenti per utilizzare il tempo con la massima produttività.

Per un imprenditore la gestione del tempo è da sempre uno dei temi più importanti per poter raggiungere gli obiettivi. Sia il CEO di un’impresa storica che il più brillante dei manager deve avere ben chiaro come impegnare la giornata nel miglior modo possibile per portare avanti l’insieme delle attività che servono.

In una startup il problema del tempo è ancora più accentuato per due ragioni molto semplici:

• Le persone a disposizione per fare le cose sono sempre molto ridotte rispetto alla mole di attività pratiche e non da sviluppare.
• In una startup ci sono molte più attività nuove che devono essere implementate e per questo si richiede spesso almeno la supervisione del/i founder/s per imprimere la propria vision.

Vi riporto quello che dice Michael Naill nel suo Supercoach in cui individua queste tre parole:

1. Chiarezza
2. Struttura
3. Coraggio

Vediamole:

La Chiarezza

Prima di tutto devi sapere che cosa è davvero importante da fare perché siano rispettati gli impegni dell’azienda.

Un mio cliente imprenditore qualche tempo fa mi ha invitato a visitare la sua azienda per valutare la possibilità di collaborare insieme e mi da appuntamento alle 10:30.

L’appuntamento estremo

Arriva in azienda a causa di un precedente impegno con mezz’ora di ritardo. Ci salutiamo e per ospitalità mi offre un caffè e poter scambiare due parole “in tranquillità” prima di iniziare a parlare delle questioni di lavoro. Proprio mentre eravamo in procinto di iniziare la conversazione arriva una chiamata urgente dalla produzione. Manca  il ricambio di un pezzo rotto che ferma tutto l’impianto di confezionamento. È  “costretto” ad intervenire direttamente con il fornitore per  organizzare un ritiro urgente e poter continuare la produzione.

Per distrarsi poi dalla questione decide di invitarmi a fare un giro nell stabilimento e farmi vedere gli interventi che aveva implementato nell’ultimo anno che garantiscono una migliore qualità del prodotto e migliori tempi di realizzazione.

Durante il giro assisto, inevitabilmente, ad una serie di conversazioni con i vari responsabili del reparto che sollecitano risposte per altre problematiche inerenti le loro aree.

Intanto siamo già arrivati all’ora di pranzo in cui il mio caro amico imprenditore aveva preso un impegno con un fornitore al ristorante. Si scusa e con grande cortesia e imbarazzo a questo punto mi chiede di rinviare l’appuntamento in un altro momento più tranquillo per affrontare con calma la questione.

A conti fatti

A parte aver dovuto stravolgere i miei impegni di quella mattina. Quanto aveva chiaro quali fossero le sue priorità? Se non si ha chiaro quali sono le cose importanti e non ti chiarisci esattamente cosa è per te la priorità il rischio è di trovarsi in condizioni di questo genere in cui sul momento tutto sembra sempre urgente e da gestire al momento.

In realtà molte sono le soluzioni per risolvere situazioni di questo tipo che possono essere dall’individuare fasce orarie dedicate per singole attività in modo da evitare di  prendere rischi di sovrapposizioni con altri impegni.

Se sai per esempio che in produzione capitano spesso situazioni di urgenza o te ne occupi tu direttamente non prendere altri impegni in quelle fasce orarie e sposti gli appuntamenti in momenti diversi in cui non si fa produzione o responsabilizzi le persone a fare da loro in casi di urgenza.

Certo poi gl imprevisti possono sempre esserci e avrei centinaia di casi da poter raccontare in cui i miei splendidi programmi saltano inevitabilmente. Fa parte del mestiere. In questo caso a testa bassa e riorganizzare…

Le strategie più conosciute

Tornando a noi. Chiarezza quindi. Cosa è importante per te per far sì che l’azienda faccia quei risultati che ti sei prefissato? Diversi sono i modi di fare chiarezza. Ti elenco i più conosciuti per cui dovrei fare dei post singoli a parte ma sono certo che trovi già sul web abbastanza.

• Priorità ABC
• I Quattro quadranti
• La regola dell’80/20

La Struttura

Una volta definite le priorità delle cose da fare è bene dare una struttura a queste attività. Cioè è bene che queste attività siano inserite in un piano d’azione che ti aiutino a far si che le facciamo.

Due modalità che possono anche essere utilizzate contemporaneamente e/o per diversi scopi:

• Pro-memoria esterni (avvisi con telefonini, post-it sulla scrivania o sul frigorifero, in agenda, appuntamenti con altre persone, etc.)
• Routine personale: se sono attività che devo fare con una regolarità posso inserirle in una routine che ho già acquisito. Se per esempio non so mai gli impegni della giornata e mi scordo sempre qualche impegno può essere un buona routine subito dopo la colazione prima di uscire da casa dedicare 20 secondi a riguardare l’agenda per organizzare al meglio la giornata ed eventualmente rimodulare la giornata in base alle nuove priorità.

Il Coraggio

Alla fine come dice bene Steve Chandler l’efficacia di un qualsiasi sistema di gestione del tempo si riduce al coraggio: quanto sei disposto a perseguire le tue priorità e a trarre vantaggio dai tuoi sistemi e dalle tue strutture a prescindere dalle circostanze in cui ti scaraventa il mondo ogni giorno.

Spesso portare avanti un progetto comporta dopo aver chiaro priorità e tempi saper dire “no” o ciò che sopravviene che può interferire sul programma che ci siamo prefissati. Per fare questo alla fine comporta una buona dose di coraggio.

Quando ci troviamo a dover decidere di rinunciare a qualche cena in famiglia se abbiamo dato priorità alla nostra impresa, o ancora a saper dire a un nostro collaboratore “risolvi tu!” un problema in produzione, se abbiamo dato la nostra priorità allo sviluppo del commerciale. Tutte scelte di coraggio.

Se hai paura di non avere quel che serve per sostenere con l’azione le priorità che ha definito, tieni a mente che in realtà non devi proprio fare niente: ciò ti renderà le cose di gran lunga più facili. Se ti guardi un po’ intorno probabilmente troverai tantissimi ambiti in cui sei già un meraviglio esempio di coraggio!