Ti ho già parlato della gestione del tempo nel mio post precedente Le tre parole d’ordine sul tempo ma qui voglio darti 4 consigli pratici per sfruttare il tempo al meglio. Degli strumenti concreti al di là di ogni teoria.

Comprimere il tempo si può!

Ci sono due leggi molto conosciute sul tema della gestione del tempo che è importante ricordare per portare a termine e velocemente  propri compiti.:

La legge 80/20: esiste sempre una proporzione 80/20 tra i compiti determinanti per i propri risultati e quelle che invece non lo sono. Solo il 20 % dei tuoi impegni è veramente importante per i tuoi risultati. Il restante 80% puoi considerarlo inutile. Per raggiungere i tuoi obiettivi chiediti cosa è veramente importante per i tuoi obiettivi e concentrati solo su questi.

La legge di Parkinson: più tempo hai per eseguire un compito più ti sembrerà complesso e importante.

Per sfruttare al meglio il tempo a tua disposizione puoi identificare i pochi compiti critici che contribuiscono alla maggior parte degli obiettivi su cui ti sei focalizzato e darti scadenze brevi e ben definite per ogni singolo step.

Questo sistema ti aiuterà anche a stabilire con maggiore precisione gli obiettivi critici grazie all’effetto di urgenza. Dovendo infatti ottenere il risultato nei tempi sei costretto ad individuare solo i goals determinanti. Con scadenze lunghe invece, il poco importante rischia di diventare importante.

Se al contrario hai contezza degli aspetti importanti ma scadenze lunghe, gli obiettivi minori si gonfieranno per consumare tempo inutilmente.

Coltivare l’ignoranza selettiva

Ciò che l’informazione consuma è abbastanza ovvio: consuma l’attenzione dei suoi destinatari. Quindi una ricchezza di informazioni crea una povertà di attenzione e un bisogno di distribuire quell’attenzione in modo efficiente tra la sovrabbondanza di fonti di informazione che potrebbero consumarla.

Herbert Simon, Premio Nobel Economia e A.M. Turing Award.

La mia esperienza

Sono cresciuto convinto che l’informazione fosse una parte importante per la mia crescita personale. Mio padre mi ha incoraggiato fin dai primi anni di adolescenza ad aggiornarmi attraverso la lettura. Così prima con libri e giornali e poi anche sul web ho sempre dedicato tanto tempo ad informarmi sugli argomenti di mio interesse. Ero aggiornato delle notizie di finanza nazionale e internazionali, di politica e sui mercati. Ero super-informato ma anche, già giovanissimo, saturo di tempo a disposizione.

Morale: da studente e poi anche da lavoratore, per diversi anni, ho vissuto con un senso del dovere verso l’informazione rinunciando, per essa a molte ore di sonno.

Da ormai cinque anni però ho cambiato letteralmente passo. Ho scelto l’Ignoranza selettiva. Non compro più un giornale da anni e avrò visto in quello in corso non più di cinque telegiornali  per eventi straordinari.

Mi limito di norma a guardare le prime pagine al bar o a leggere qualche post che ritengo di approfondire. Sicuramente ho un livello di approfondimento inferiore rispetto a quei tempi. So però molto di più di quello che mi interessa davvero per il mio lavoro e vivo molto più serenamente. Per quanto riguarda le notizie più importanti di attualità puoi stare sicuro che troveranno sempre il modo di arrivare alla tua attenzione. Puoi scommetterci!

Il consiglio

Per sfruttare al meglio il tuo tempo, dunque, chiediti sempre prima di approfondire l’informazione se è per te e i tuoi obiettivi: irrilevante, poco importante o non utilizzabile o importante.

Utilizza il tuo tempo solo per quest’ultima categoria. Il risultato che avari ottenuto sarà di avere eliminato impegni per diverse ore dalla tua giornata. Tempo da dedicare al tuo lavoro o al tempo libero a seconda di dove hai maggiore esigenza.

L’arte dell’abbandono.

Ho imparato e lo ritengo un’aspetto determinante per realizzare i propri obiettivi completare le proprie azioni. La mia regola è stata, una volta intrapresa una certa attività, di completarla a tutti i costi. È quello che cerco di insegnare ai miei figli. “Una volta iniziata un qualsiasi compitino, può essere la cosa più semplice del mondo come mangiare una merenda piuttosto che ordinare la cameretta, è bene abituarsi a completarla. Perché le cose si iniziano e si finiscono!”

Il fatto è che con l’età diventiamo anche molto bravi a capire la qualità delle informazioni che riceviamo. Se il libro che stiamo leggendo è davvero interessante come immaginavamo o sta dando informazioni arci-note, lo capiamo facilmente.

Lo stesso può accadere se siamo davanti a un compito o a un film o a un articolo di giornale inutile per le nostre attività. In tutti questi casi è sempre maglio praticare l’Arte dell’abbandono. Cioè interrompi ogni attività che ti rendi conto che ti sta consumando tempo inutilmente. Interrompi lettura/visione/azione immediatamente dopo aver capito che stai perdendo tempo!

L’Arte del rifiuto

I nostri strumenti tecnologici attraverso la possibilità di avere istantaneamente notizie di messaggi che ci riguardano ci hanno insegnato implicitamente che la regola del perfetto manager/imprenditore sia ricevere in ogni momento le informazioni che ci riguardano. Con la conseguenza di ricevere continuamente sui nostri bellissimi device interruzioni su interruzioni con bip e segnali luminosi; tutte funzionalità spreca-tempo e motivo di distrazione dall’attività principale.

Praticare l’Arte del rifiuto significa imparare a eliminare tutte quelle attività che non sono produttive e che ci rubano tempo. Oltre a mail e messaggi, le riunioni, le discussioni, le telefonate e senza importanza.

Ecco alcuni consigli per limitare le interruzioni:

• Limita l’arrivo di segnali sonori e di e-mail per evitare controllare continuamente le mail
• Controlla massimo due volte al giorno le mail.
• Riunioni come ultima possibilità: crea un processo in cui la riunione sia appunto l’ultima spiaggia. Prima verifica la possibilità di risolvere il problema con una mail, poi una telefonata e se proprio si deve, all’ultimo la riunione.
• Organizzazione della riunione: assicurati che abbiano chiaro in anticipo tutti i partecipanti alla riunione l’argomento, l’obiettivo e i tempi di inizio e di fine dell’incontro.
• Limita i compiti ripetitivi a gran consumo di tempo che interrompono un lavoro di alto livello.
• Raggruppa più operazioni dello stesso tipo per risparmiare tempo